부산광역시교육청은 부산지역 고교 문서고에 보관하고 있는 (준)영구 등 중요 비전자 학적기록물의 훼손 및 멸실을 방지하기 위해 '비전자기록물 전산화'를 추진한다고 10일 밝혔다.

이 사업은 업무담당자들이 문서고에 보관된 종이기록물을 찾아 발급하던 업무처리 방식을 개선하고, 수작업으로 인한 기록물의 멸실 및 훼손을 방지하기 위한 것이다.

올해는 고등학교 문서고에 보존돼 있는 나이스 도입(2003년) 이전 종이 생활기록부 등 비전자 학적기록물의 전산화를 전면 추진하는 한편, 시교육청 기록관에 보존하고 있는 퇴직 교원 및 공무원의 인사기록카드도 전산화를 완료할 예정이다.

이 사업은 종이로 생산된 기록물을 정리·분류해 원문 스캐닝 작업을 한 뒤 색인목록을 작성하고 전자파일 형태로 기록관리시스템(RMS)에 등록해 이중보존하는 절차로 진행한다.

업무담당자들은 기록관리시스템에 등록된 전산화 기록물을 활용해 기록물 검색 및 열람 시간을 크게 단축할 뿐만 아니라, 민원 증명발급 시에도 신속하고 정확하게 업무처리를 할 수 있게 된다.

한동인 시교육청 관리과장은 "이 사업은 학교에서 분산 보존하고 있는 중요 비전자기록물을 기록관리시스템 서버에 안전하게 보관하기 위한 것"이라며 "앞으로도 기록물의 전산화를 통해 학교현장의 업무부담을 덜어주고, 민원행정의 효율성을 극대화해 나가겠다"고 말했다.