서면의결권 행사제도는 총회에 참석하기 어려운 조합원들의 의결권행사를 보장하고, 의사를 반영하기 위한 것이다. 총회에 직접 참석해 의결권을 행사하는 것과 동일한 법적 효력을 가진다.

최근 "본인은 안건에 대해 추진위원회의 설명으로 내용을 충분히 숙지했고, 다만 부득이한 사유로 참석하지 못해 총회 참석자들이 결의하는 다수 의견에 따를 것을 의사표시하며, 본 서면결의 동의서로 총회 출석에 갈음합니다"라는 부동문자가 기재된 서면결의 동의서 양식이 서면결의서로서 유효한지와 관련해 주목할 만한 판결이 있었다.

A조합설립 추진위원회는 2006년 3월30일 주민총회를 개최해 B 회사를 정비사업전문관리업자로 선정하고, 정비사업 용역계약을 체결했다. 그 후 조합은 2017년 8월31일 조합설립인가를 받아, 추진위원회의 권리와 의무를 포괄승계했다. 회사는 그로부터 거의 20년간 조합의 정비사업 전문관리업자로서 업무를 진행했다.

그런데 거의 20년이 지난 최근 조합원들은 조합과 회사를 상대로 2006년 3월30일 주민총회에서 회사를 정비사업 전문관리업자로 선정한 결의가 무효임을 확인하고, 위 회사가 정비사업 전문관리업자의 지위에 있지 않음을 확인한다는 소송을 제기했다.

1심법원은 조합원들의 손을 들어주었다(서울서부지방법원 2023가합33194). 2006년 3월30일자 결의가 의결정족수를 충족하지 못해 무효라는 것이 이유였다. 68명이 제출한 '서면결의 동의서'가 문제였다. 위 동의서 양식에는 부동문자로 '총회 참석자들이 결의하는 다수의견에 따를 것을 의사표시한다'라고만 기재돼 있었다.

1심은 서면으로 의결권을 행사할 토지등소유자가 "어떤 업체를 정비사업전문관리업자로 선정할 것인지에 관한 구체적인 의사를 표시할 아무런 방법도 기재돼 있지 않았기 때문에, 이것만으로 서면결의 동의서를 제출하는 토지등소유자의 의결권행사가 보장됐다고 보기 어렵다"는 점을 근거로 들었다.

추진위원회 운영규정상 주민총회는 토지등소유자 과반수 이상의 출석(의사정족수), 토지등소유자 과반수 이상의 찬성(의결정족수)이 요구된다. 총 토지등소유자 284명 중 155명은 직접 출석했고, 68명은 서면결의 동의서만 제출했다. 따라서 서면결의 동의서를 제외해도, 토지등소유자의 과반수 이상 출석이라는 의사정족수는 충족됐다.

그런데 직접 출석한 155명 중 75명만이 찬성투표를 했다. 따라서 문제가 된 서면결의 동의서를 제외하면, 직접 출석한 155명의 과반수인 78명 이상에 미달하는 75명만이 투표한 것. 의결정족수가 충족되지 못하는 것이다.

조합과 회사는 1심 판결 선고 이후인 2024년 12월28일 조합원 총회를 열어, '위 회사의 정비사업전문관리업자 선정, 용역계약, 기 수행업무 추인 및 승계의건'을 추인하는 결의를 했다. 그리고 조합과 회사는 항소심에서 "위 조합원총회를 통해 2006년 3월30일자 결의를 추인했으므로 원고들의 소는 각하돼야 한다'고 주장했다.

2심은 이러한 조합과 회사의 주장을 받아들여, 결국 원고의 소를 각하했다(서울고등법원 2024나2039326). 2심은 소송요건이 적법하다는 가정하에 의결정족수도 충족된다고 판단했다. 2심은 도시정비법 및 추진위원회 운영규정 등은 서면결의서의 형식을 제한하고 있지 않고, 반드시 포함시켜야 할 내용을 정하고 있지도 않으며, 의사표시 방법 등에 대해 엄격히 제한하고 있지 않다는 점을 주요한 근거로 들었다. 직접 출석하고 위 회사에 찬성투표 한 75명과 서면결의 동의서를 제출한 68명을 더한 143명이 위 회사에 투표한 것으로, 의결정족수가 충족된다고 본 것이다.