[김다연 변호사의 친절한 회사법] 주주총회 당일 변경, 적법하려면?
Q. 주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송해야 하고, 소집 통지된 시각에 그 장소에서 주주총회를 개최해야 한다. 이처럼 2주 전에 통지를 하는 이유는 주주의 예측가능성을 도모하고, 해당 총회에서 결의할 안건에 대해 충분히 숙려할 수 있도록 보장하기 위함이다. 그런데 주주총회 당일 부득이한 사정으로 소집 통지했던 시간, 장소에 주주총회를 개최할 수 없다면 주주총회를 연기 또는 철회해야 하는가? 그 방법은 어떻게 될까? 연기하지 않고 당일 시각을 변경하여 다른 장소에서 주주총회를 개회하는 것도 적법한가? 주주총회에서는 회의의 속행 또는 연기의 결의를 할 수 있다. 따라서 주주총회 당일 부득이한 사정으로 소집 통지했던 시간, 장소에 주주총회를 개최할 수 없다면 주주총회를 연기할 수도 있다. 이 경우 주주총회의 연기 통지는 원래 개최하려던 총회일의 2주 전의 기간을 지키지 않아도 된다. 다만, 해당총회의 연기를 위한 이사회의 결의 또는 해당 주주총회의 개최를 제안한 주주의 의사표시가 필요하다. 대표이사는 그 연기의 뜻을 소집에서와 같은 방법으로 통지 ? 공고하여야 한다(대법원 2009. 3. 26. 선고 2007도8195 판결). 판례는 임시주주총회 소집을 철회하기로 하는 이사회결의를 거친 후 주주들에게 소집통지와 같은 방법인 서면에 의한 소집철회통지를 한 이상 임시주주총회 소집이 적법하게 철회되었다고 판단한 것이 있다(대법원 2011. 6. 24. 선고 2009다35033 판결). 위 판례의 사안은 주식회사 대표이사가 이사회결의를 거쳐 주주들에게 임시주주총회 소집통지서를 발송하였다가 다시 이를 철회하기로 하는 이사회결의를 거친 후 총회 개최장소 출입문에 총회 소집이 철회되었다는 취지의 공고문을 부착하고, 이사회에 참석하지 않은 주주들에게는 퀵서비스를 이용하여 총회 소집이 철회되었다는 내용의 소집철회통지서를 보냈으며, 전보와 휴대전화(직접통화 또는 메시지 녹음)로도 같은 취지의 통지를 한 사안이었다. 주주총회 당일 주주총회의 연기 또는 철회가 적법한지 여부는, 해당 주주총회를 연기 또는 철회하기로 하는 결의가 적법한지, 그리고 그 연기 또는 철회의 통지가 적법한지 등 구체적인 사안에 따라 달리 판단될 것이다. 그렇다면 주주총회를 연기하거나 철회할 것 없이 주주총회 당일 주주총회 소집 시 통지한 시각, 장소와 다른 시각, 다른 장소에서 주주총회를 개회하는 것은 가능한가? 먼저 판례는 주주총회의 개회시각이 부득이한 사정으로 당초 소집통지된 시각보다 지연되는 경우에도 사회통념에 비추어 볼 때 정각에 출석한 주주들의 입장에서 변경된 개회시각까지 기다려 참석하는 것이 곤란하지 않을 정도라면 절차상의 하자가 되지 아니할 것이라고 본다. 그렇지만 그 정도를 넘어 개회시각을 사실상 부정확하게 만들고 소집통지된 시각에 출석한 주주들의 참석을 기대하기 어려워 그들의 참석권을 침해하기에 이르렀다면 주주총회의 소집절차가 현저히 불공정하다는 입장이다(대법원 2003.7.11. 선고 2001다45584 판결). 따라서 당초 통지된 시각보다 늦은 시각에 주주총회를 개회한다고 하더라도 바로 위법하게 되는 것은 아니지만, 지나치게 총회 개회 시각이 늦어지는 경우에는 주주총회 소집절차의 하자로 인정될 수 있다. 또한, 판례는 소집통지 및 공고가 적법하게 이루어진 이후에 당초의 소집장소에서 개회를 하여 소집장소를 변경하기로 하는 결의조차 할 수 없는 부득이한 사정이 발생한 경우에는 소집권자가 대체 장소를 정한 다음 당초의 소집장소에 출석한 주주들로 하여금 변경된 장소에 모일 수 있도록 상당한 방법으로 알리고 이동에 필요한 조치를 다한 때에 한하여 적법하게 소집장소가 변경되었다고 볼 수 있다고 보는 입장이다(대법원 2003. 7. 11. 선고 2001다45584 판결). 결국 주주총회의 개회시각과 개회장소를 변경하여 개회한 주주총회가 적법한지 여부는 그 구체적인 사정에 따라 달리 판단될 것이다. 주주총회의 개회시각, 개회장소 변경이 적법하지 않을 경우 주주총회 소집절차의 하자가 되고, 그에 따라 위법하게 변경된 주주총회에서의 결의 역시 그 효력이 인정되지 않아 분쟁이 확대될 수 있으므로, 사전에 전문가의 도움을 받아 적법한 절차를 준수하는 것이 바람직하다.
